こんにちは、飲食店コンサルタントのキミタです！
皆さん、突然ですが下記でお悩みの方はいらっしゃいますか？
- 仕事が溜まっていくばかり
- 管理範囲の中でコントールができない（予定の範囲内での買い物など）
- 頼まれごとは断れない
- 整理整頓ができない
などなど。こちらに当てはまった方は〇〇ができない事で非効率化に繋がっているのです。
今回の記事はそんな効率化のコツをお話します。
効率化とは
効率化とは、業務の進捗効率を向上させることです。わかりやすくいうと、同じ一定の時間内で、より多くの生産や成果を生み出せるように、工夫することとも言えます。効率化を行えば、生産性が高まり利益も大きくなるため、企業にとっては重要な取り組みの一つです。
「業務効率化」とは、仕事を進めるプロセスでの「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」を見つけ出し、それらを省いたり、減らしたりしながら、会社の生産性を高める取り組みを意味する。「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」とは、「社員に負担が大きなスケジュールを課していないか（ムリ）」、「資金や時間・人材を必要以上に投下していないか（ムダ）」、「時期や担当者によってアウトプットに偏りがないか（ムラ）」などを指す。それらを削減するにはツールを導入したり、社外にアウトソーシングしたりと手法はさまざま考えられる。
などが、あります。「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」をなくし、生産性を高める事が効率化ということになります。
他にもこんな例もあります。
■仕事の全体像が見えていない
仕事の全体像や大枠を掴まず、目先の仕事から取りかかってしまう傾向が強いです。
「どの仕事を優先するべきか？」「どの流れで進めるのが効率的か？」を検討していないため、余計な作業や手間が発生してしまいます。■力を入れるポイントがずれている
優先度の検討ができていないため、注力するべき仕事やタイミングの認識がずれています。
「今やるべきか？」「本当に必要な作業か？」が判断できず、重要ではない作業にこだわったり、必要以上に時間を割いたりしてしまいます。■ひとりで仕事を抱え込みがち
自分がやらなくてもよい作業まで引き受けるなど、仕事を抱え込む傾向があります。
ほかの人を頼ることができないため、仕事の効率が悪くなり、結果的に周りに迷惑をかけてしまうことも…。
頭の中で全体の段取りが立てられていないことも、周りを頼ることができない要因と言えるでしょう。
効率良くするためのポイント
では、最初の質問に対しての答えですが、
- 仕事が溜まっていくばかり
業務の優先順位がつけられていないことが大きな要因となります。（早急に取り掛かるべきか否か）また、簡単に終わるような作業を後に残していることなどもあげられます。（嫌いなものを先に食べてしまう人笑）取り掛かったタスクが超大作ならそれが終わるまでずっと何も成果が上がりません。これでは貯まる一方ですよね。どっかでやる気もなくなります。
- 管理範囲の中でコントールができない（予定の範囲内での買い物など）
これもあるあるですが、1ヶ月10万円しか人件費が使えないのに12万円とか普通に使う。など。買い物行っても予定よりオーバーするなどです。
- 頼まれごとは断れない
仕事が出来る人などであげられてますが、仕事ができる人は仕事を振り分けるのが上手なんです。自分のキャパを理解して受けれるのか受けれないのかをしっかりと判断したほうがよいですね。（なかなか依頼を断ることは日本のサラリーマン社会だと難しいかも知れませんが・・・）
- 整理整頓ができない
身の回り、部屋、デスク、メールリスト、PCのデスクトップなどを見てカテゴリー分けやモノの置き場もないなどかなり危険です。これだけで実は効率的かどうかわかります。
効率的な人は片付けながら仕事をやります。わかりやすく言うと仕事の早いシェフは片付けながら調理をして商品ができた頃には片付いています。これだと次に取り掛かるスピードが全く違いますね。
まとめ
効率化とは・・・「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」をなくし、生産性を高める事が効率化ということ
私が思う仕事を効率的に行うコツは〇〇に有り！の〇〇ですが、「計画性」の一言です。
その計画性を高めるために「意識作り」と「TODO化（スケジュール化）」と「整理整頓」です。
計画的に行うためにどう意識するのか。予算内管理の徹底では10万円しか使えないのだから意識的に行う必要があります。（なにも考えずに買いたい物を買う人はセレブだけです笑）意識する＝どうやって管理していくか。を計画的に決めて実行する。ということです。
仕事溜まるなども計画を基にスケジュール化するところから始まります。
今抱えている業務（例えば5案件）
■スケジュール（かなりざっくりしてます）
午前中：簡単な3案件をやる
お昼休憩
午後15時までに1案件に取り掛かる
ディナー営業の状況を見て最後の1案件をやる。
でもこれがあるとないとでは全く違います。まず、今日何をやるのか。いつまでに何を終わらせるのかなど簡単にイメージでも構いません。面白いように仕事が片付いていきます。
最後は整理整頓ですが、これは「自分のものと思わないようにする」しかないですかね？メールなども誰かと共同で使用している。など思ったりデスクや部屋なども自分以外も使っている。という風に思うだけで少し変わると思います。人は自分に甘い生き物ですからね。しかも誰もそれに対してツッコミませんからね。（思ってるけど言いません）
「自分を律する」ということですね。
自分を律するとは、結論から言うと「自分の衝動や欲求などを自分で抑えること」です。 目標達成に向けて努力をしている中で、誘惑に負けることなく、努力し続ける姿のことを指します。 自分を律することができれば、誘惑を断ち切り目標達成により近づくことができるでしょう
いかがでしたでしょうか？
皆さんのお仕事のプラスになれば幸いです！
最後までお読み頂きありがとうございました！
Food Relation Management
キミタ（Blog name）
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